Physische archivierung
Die physische Archivierung erfordert eine effiziente Organisation und eine durchdachte Methodik, die unterstützt wird durch langjährige Erfahrung. Unsere Experten unterstützen Sie bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und entwickeln bedarfsgerechte Prozesse für Sie.
Wir unterstützen Sie effizient und nachhaltig bei der Verwaltung Ihrer Archive.
Durch die Auslagerung der Aufbewahrung Ihrer Unterlagen sparen Sie Zeit und Platz, steigern die Effizienz und bleiben dabei vollkommen sicher. Darüber hinaus garantieren Ihnen unsere Prozesse eine lückenlose Rückverfolgbarkeit Ihrer Unterlagen. Die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen ist ein eigenständiger Beruf, der besondere Fähigkeiten und Fachkenntnisse erfordert, einschließlich Archivierung, Organisation, Logistik, IT, Regularien oder Anforderungen an Lagerstätten.
Wir bieten eine umfassende Palette an physischen Archivierungsdiensten, die den Lebenszyklus Ihrer Unterlagen vom Scannen und Speichern bis hin zur Vernichtung verwalten. Eine schlüsselfertige Lösung, die Ihrem Unternehmen zugute kommt.
Kontaktieren Sie unsPhysische Archivierung von A bis Z
Schlanke Prozesse, einfacher Zugriff und die Sicherheit Ihrer Unterlagen werden durch AGS Records Management gewährleistet.
Umsetzung / Implementierung
Transport und Übernahme
- Abstimmung der logistischen und personellen Ressourcen auf Ihre räumlichen Gegebenheiten und Ihren Bedarf
Sortieren, Inventarisieren und Verpacken in Archivboxen
- Klassifizierung nach der festgelegten Matrix
- Verpackung in spezielle Archivboxen
- Eindeutige Barcode-Zuordnung
Datenerfassung
- Inventarisierung der Dokumente
- Integration in unsere Datenbank
- Bereitstellung des Online-Zugriffs auf das Inventar
Unsere Lösung bietet eine automatische oder halbautomatische Kontrolle und die Möglichkeit, statistisch zu analysieren, ob der Auftrag mit der erbrachten Leistung übereinstimmt.
SICHERERE LAGERUNG
Lagermethode
- Aktenlagerung auf Metallregalen
- Lagerung elektronischer Speichermedien im Hochsicherheitsdatenträgerlager
Garantierte Sicherheit
- Erkennung und Schutz gegen Einbruch und Brand
- Schädlingsbekämpfung durch vorbeugende Maßnahmen
- Von akkreditierten Unternehmen geprüfte Sicherheitseinrichtungen
- Zufälliger Standort der Lagereinheiten
Vertraulichkeit
- Anonymität der Kundenakten
- Zugriffskontrolliertes Betriebssystem
Möglichkeit der Installation eines Aktenlagers auf Ihrem eigenen Gelände.
VERWALTUNG DER AKTEN
Zugriff und verwaltungstechnische Bearbeitung
- Web-Interface zur Verwaltung Ihrer Akten
- Personalisierte Zugriffsebenen für Ihre Mitarbeiter
Kommunikation
- Zeitnahe, auf Ihre Anforderungen und Arbeitsabläufe abgestimmte übertragung
- Physische oder digitale Lieferung
- Online-Anfragen über unser Web-Portal EAS
AGS Records Management bietet Ihnen einen Scan-Service.
VERTRAULICHE VERNICHTUNG
Die Vernichtung der Akten betrifft Unterlagen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder vertrauliche Akten, die vernichtet werden müssen.
Verschiedene Lösungsvorschläge:
- Recycling
- Mahlen oder Verdichten
Dies bedeutet:
- Genehmigung zur Vernichtung durch befugte Personen
- Ausstellung einer Bescheinigung über die Vernichtung